Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche
Webzine Sanità Pubblica Veterinaria: Numero 50-51 Dicembre 2008 [http://www.spvet.it/] ISSN 1592-1581
Documento reperibile all'indirizzo: http://www.spvet.it/arretrati/numero-51/002dd.html


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Individuation of activity indicators for the evaluation of human resources needed to organizational structures - Individuazione di indicatori di attività per la valutazione delle risorse umane necessarie alle strutture organizzative


Haouet M. N., Altissimi M. S., Faccenda L., Filippini G., Fioroni L., Gavaudan S., Magistrali C., Papa P.


Abstract. During the period october 2006 - may 2007, a training course on management was achieved in the Istituto Zooprofilatico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche (Umbria - central Italy). At the end of the course, four different project works were established and among them one was represented by the group listed above. The working group was aimed at the detection of activity indicators for the evaluation of the human resources in organization bodies. Such objective was identified since one of the main problems in organization bodies is the number and qualification of working staffs, and the head of laboratories complain often this problem. The final objective was the creation of a software that allows the calculation, on an objective basis, of the number of technicians necessary to meet the laboratory working activity. The software could represent a useful tool in hand of managers and directors to judge, on the one hand, the correct use of human resources and, on the other, to realise an appropriate business management.


Nel periodo ottobre 2006 - maggio 2007, è stato effettuato un corso di formazione manageriale in cui, tra i dirigenti dell'Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche, hanno partecipato anche i presenti autori.
Alla fine del corso, sono stati costituiti dei gruppi di lavoro per la realizzazione di Project work tra cui uno rappresentato dai nomi su indicati.

Il lavoro del gruppo è stato indirizzato all'individuazione di indicatori di attività per la valutazione delle risorse umane necessarie alle strutture organizzative.
Tale obbiettivo è frutto del fatto che uno dei problemi maggiori che colpiscono le articolazioni organizzative è proprio quello del personale, inteso sia come numero che come preparazione.
I Responsabili di struttura infatti si lamentano spesso della carenza delle risorse necessarie per l'espletamento delle proprie funzioni e non esiste, troppo spesso, un criterio oggettivo e concreto per l'individuazione del numero di tale personale.

Si è pensato pertanto di tentare di realizzare un software che possa permette di giungere in modo razionale, obbiettivo e concreto all'individuazione di tale risorsa.
Tale software, sebbene in via preliminare, potrebbe rappresentare uno strumento particolarmente utile per i Responsabili di struttura e per la Direzione, per valutare da una parte il corretto utilizzo delle risorse a disposizione e dall'altra per un corretto controllo di gestione.

Il presente lavoro è stato pertanto realizzato al fine di descrivere il percorso che ha portato alla creazione del foglio di calcolo e alla presentazione del software stesso, in modo che possa essere utilizzato e provato dalla nostra utenza interna ed esterna.

Introduzione
Nell'ambito del percorso di formazione manageriale per il personale dirigenziale dell'Istituto Zooprofilattico Sperimentale Umbria e Marche, sono state affrontate tematiche inerenti l'esercizio delle funzioni del dirigente attraverso corrette tecniche di management. Secondo la teoria del management, le risorse umane rappresentano sempre più il principale impegno nella gestione ma anche una delle principali risorse a disposizione del dirigente per l'esercizio delle sue funzioni. Da questa considerazione consegue che una adeguata assegnazione di risorse umane, se associata ad una corretta organizzazione del lavoro, è condizione di partenza per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. La gestione di questa risorsa appare pertanto un fattore chiave per una corretta pianificazione delle attività nell'ottica di un continuo miglioramento delle prestazioni all'utenza in termini di efficacia ed efficienza. Infatti uno degli argomenti core discussi durante il corso è stato il Business Process Reengineering che si presenta come un intervento volto a ridisegnare i processi aziendali, analizzandoli in maniera oggettiva, e riformulandoli in base al loro reale impatto sulla produttività dell'organizzazione. A tal fine, è necessario scomporre le attività inerenti a ciascuna struttura individuandone l'impatto sull'organizzazione, gli attori, le fasi, le responsabilità, i tempi ed i costi. In questo ambito, si è collocato il presente lavoro di gruppo che ha per obbiettivo specifico, non tanto la gestione del personale intesa come formazione e motivazione od esercizio della leadership, ma piuttosto elaborare e proporre, in un'ottica costruttiva e mediante un approccio di tipo bottom-up, un metodo oggettivo e standardizzato per quantificare le necessità in termini di personale di ciascuna articolazione organizzativa. Sembrava infatti interessante quantificare questa risorsa, in modo da potere offrire un indicatore di confronto tra laboratori anche se svolgono attività differenti tra loro. Obiettivo di questo lavoro è stato quindi quello di creare un software, in grado di utilizzare le diverse attività svolte come indicatori per la valutazione delle risorse umane necessarie all'esecuzione delle attività analitiche nelle Articolazioni Organizzative.

Metodi.
Il lavoro di gruppo si è strutturato in più fasi consequenziali in un arco del tempo ristretto (circa due mesi): Durante la prima fase, passando dallo step concettuale a quelli di avanprogetto e di definizione, è stato definito l'obbiettivo del project work, il metodo di lavoro adottato (lavori per processi e a gruppo), l'inserimento e l'integrazione delle varie competenze, l'individuazione della leadership necessaria alla coesione e al coordinamento del gruppo, i mezzi di comunicazione (una serie di incontri, intervallati da periodi di lavoro svolto singolarmente o in piccoli sottogruppi).



Rispettando l'obbiettivo comune prefissato e attraverso un continuo sistema di pianificazione e controllo, si è prima cercato di individuare gli indicatori di attività attraverso la definizione di processi e quindi il loro peso. A tal punto, essendo limitata l'unica risorsa disponibile (tempo), ci si è resi conto che tale fine era irraggiungibile.
E' stato pertanto ridefinito l'obbiettivo, limitando il campo di azione ad articolazioni organizzative semplici che emettono rapporti di prova, escludendo l'attività dirigenziale, più complessa da quantificare. Analogamente, in sede di progettazione sono state esclusi i laboratori che presentano funzioni particolarmente articolate e diverse (ad esempio Diagnostica Integrata) dove l'applicazione del foglio di calcolo, pur possibile, richiede che le diverse funzioni debbano essere accorpate per gruppi omogenei.
Sin dai primi momenti di scambio, è emersa la possibilità di sfruttare ed integrare le diverse professionalità ed esperienze dei diversi componenti del team costituitosi per il raggiungimento dell'obiettivo.

La fase preliminare di realizzazione è stata quella di identificare tutte le attività del laboratorio in cui l'apporto del personale tecnico fosse necessario. Nel corso delle fasi di lavoro di gruppo sono via via emersi campi di attività inizialmente trascurati o peculiari per alcune singole realtà. I processi evidenziati sono indicati nella colonna denominata "processi" sul foglio di calcolo allegato alla presente.
In seguito, l'attività del gruppo si è concentrata nell'evidenziare le possibili fonti di informazioni dalle quali attingere. Si è quindi individuato all'interno della nostra struttura le fonti di dati misurabili già disponibili, per limitare il più possibile la soggettività. Il numero e la tipologia di esami effettuati all'anno da parte del laboratorio è già fornita al dirigente tramite il report annuo elaborato dal nostro Ufficio Informatico. Un'altra fonte importante di dati è collegata ai documenti registrati nell'ambito del Sistema Qualità, ad esempio dai documenti organizzativi, dal reagentario, dall'elenco degli apparecchi e dei materiali di riferimento. Altra fonte è il piano annuale di formazione e le richieste formali di frequentazione da parte di personale esterno (volontari, tirocinanti, tesisti, ecc.).

I dati con impatto maggiore sono costituiti da una parte dal numero delle analisi e dal tempo medio di lavoro effettivo, e dall'altro dal fattore di correzione per set analitici. Mentre il numero delle analisi, grazie al sistema informatizzato, è sempre disponibile, il tempo analitico medio e il fattore di correzione per set analitici non appaiono ancora ben definiti.
Il progetto obiettivo aziendale dell'anno 2006 prevedeva infatti la valutazione dei tempi e dei costi necessari all'esecuzione delle varie attività. Tuttavia questo lavoro è stato sviluppato in modo completamente eterogeneo all'interno della struttura, valutando i processi analitici nel loro insieme, producendo considerazioni di carattere generale, senza entrare nel dettaglio di ogni singola attività analitica, con un alto rischio di distorsione del dato finale.
In assenza di questa quantificazione dettagliata e standardizzata delle diverse fasi analitiche e gestionali, vengono a mancare i reali tempi medi analitici di ciascun laboratorio.

Per ovviare a questa carenza che poteva rendere impossibile il raggiungimento dell'obiettivo, è stato elaborato un ulteriore foglio di calcolo, allegato alla presente, in cui l'attività analitica è stata scomposta in tutte le sue fasi, per quantificare in modo razionale e il più possibile oggettivo il tempo da impiegare per ogni analisi. Tale foglio di calcolo permette inoltre di valutare il fattore di correzione dei tempi di lavoro in base all'esecuzione di set analitici (numero di campioni per seduta). Una volta individuati i tempi di lavoro effettivo per analisi, essi potrebbero essere inseriti dall'Ufficio Informatico sul Sistema Informatico Gestione Laboratori Analisi (SIGLA), in uso presso il nostri Istituto, in modo che sul report annuale si possa ottenere in automatico il tempo analitico medio.

Nel software collegato all'obbiettivo primario (calcolo delle risorse umane tecniche), è stato predisposto un foglio denominato "valutazione" in cui sono illustrati i calcoli matematici adoperati per giungere al peso di ogni singolo processo individuato. Realizzata la prima versione del software, si è passati a diverse fasi di valutazione e modifica, valutando e discutendo in gruppo gli indici ed i fattori di correzione da applicare.

La maggiore criticità emersa è stata quella della soggettività del dato legata alla quantificazione dei tempi analitici medi; tuttavia, il confronto con laboratori che effettuano analisi simili può essere un metodo di lavoro efficace per produrre un risultato attendibile.
Si è cosi giunti alla fase di esercizio, rappresentato dalla validazione del software. In questa fase tutti i componenti del team si sono adoperati ad utilizzarlo nella propria struttura.

Conclusione.
Il software, oltre ad essere un efficace strumento di analisi delle attività e delle risorse del laboratorio che permette di evidenziare punti critici nell'andamento dei flussi e nell'organizzazione del lavoro, ha fornito dati in linea con i bisogni in termini di personale percepiti dal singolo dirigente di struttura, permettendo di passare alla fase di chiusura. Il perseguimento dell'obbiettivo ha permesso anche di focalizzare l'attenzione sull'attività intesa come processo produttivo, migliorando la capacità di impiegare risorse di dati che pur essendo disponibili, spesso non sono oggetto di sufficiente valutazione.

In secondo luogo, scomporre i singoli processi effettuati dal laboratorio permette di osservare con criticità le diverse fasi operative. Inoltre la conoscenza approfondita dei tempi di analisi consente di valutare in modo oggettivo l'utilizzo alternativo di altre apparecchiature e/o metodiche.
Infine, va affermato che tale strumento non deve e non può essere utilizzato se non in una ottica di integrazione nell'esercizio di valutazione o di assegnazione delle risorse umane.

Attivando il link seguente è possibile scaricare il file in formato MS-Excell contenente lo schema del project work:





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Individuazione di indicatori di attività per la valutazione delle risorse umane necessarie alle strutture organizzative - Individuation of activity indicators for the evaluation of human resources needed to organizational structures. by Haouet M. N. is licensed under a Creative Commons Attribuzione-Non commerciale 2.5 Italia License.