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Cataloghi: la sfida della concretezza - Catalogues: the challenge of concreteness

Atti del Convegno NILDE RELOADED: Perugia, 20-21 Maggio 2010

Rosella Magno

Elena De Carolis

Paola Domina

Marina Grazioli

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Abstract. The Communication presents the activities of the Catalogs Group "Nilde Libraries Committee, the activities are focused on the national catalogs of libraries participating at the NILDE network. The survey launched in 2006 led to the identification of a significant number of libraries that were not included in any national catalog. Subsequently, a procedure was initiated in which these situations have been regularized and a specific policy has been issued. The members of the "Catalogs Group" contacted the individual responsible for the document delivery service providing assistance to overcome encountered problems. The direct involvement of libraries led to good results so that only 32 libraries (in June 2009) were not yet visible on national catalogs. Of crucial importance was the cooperation with ACNP, which become an active partner of NILDE, encouraging the spread of the Network. The monitoring allowed us to understand the variety of Nilde libraries, covering a wide range of disciplines, located throughout the country. The group is also activated as a result of reports received by the CBN or by the List Nilde-forni, also for what concern the visibility of the catalogs. The adoption of advanced tools for linking, such as SFX, provides a solution to connect their electronic resources and to allow better access to users. For the better management of document delivery would be useful to have a single connection point of an entire virtual library of institution or university. Finally, the importance of cataloging of Open Access journals to promote their visibility through inclusion in the ACNP catalogue and the still open issue of cataloging the electronic resources as with paper publications, are mentioned.

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Cataloghi: la sfida della concretezza
Aderire a NILDE significa far parte di un Network che è basato sulla condivisione di buone pratiche. Una di queste, forse la più importante, riguarda l'impegno a rendere disponibile il proprio catalogo di periodici attraverso i due cataloghi collettivi nazionali presenti in Italia (ACNP, SBN) o rendendolo interrogabile dal MetaOPAC MAI Azalai, avente anch'esso copertura nazionale.

Sin dall'inizio, esaminando le statistiche di scambio interno al Network, è emersa una criticità: la scarsa visibilità del posseduto e l'assenza dai cataloghi nazionali facilita lo squilibrio tra numero di documenti richiesti e forniti, mettendo le biblioteche 'invisibili' nella condizione di svolgere quasi escusivamente il ruolo di richiedenti. Per analizzare meglio la situazione e cercare di risolvere il problema producendo un maggior equilibrio di sistema negli scambi, all'interno del CBN è nato il "Gruppo cataloghi", che si è occupato di monitorare nel tempo, costantemente e capillarmente, l'adesione ai cataloghi nazionali delle biblioteche partecipanti a NILDE.

Il lavoro di questo gruppo ha preso il via nel 2006 e si è svolto in diverse fasi. La prima ha previsto una paziente analisi sulla base di liste fornite dal Gestore ed ha portato alla individuazione di circa 130 biblioteche di cui non risultava l'appartenenza ad un catalogo nazionale (SBN, ACNP) o al MetaOPAC nazionale MAI Azalai.
Si è provveduto quindi ad invitare le biblioteche aderenti a far conoscere e rendere disponibile il proprio catalogo di periodici all'interno di ACNP, SBN o MAI e a partire dal 1° gennaio 2007, con l'entrata in vigore del nuovo regolamento, si è definito l'obbligo di adeguarsi a tale indicazione entro la fine del 2008 per i già iscritti e entro il termine di un anno per le nuove aderenti a partire dal 2009.

Tra il 2007 e il 2008 si è provveduto nuovamente ad un controllo e, sebbene molte biblioteche avessero nel frattempo regolarizzato la loro situazione, erano rimasti 56 cataloghi non facilmente raggiungibili. In questa fase si sono riscontrate alcune difficoltà nel verificare la presenza reale dei posseduti nei cataloghi locali o nazionali, anche per la natura mobile e in via di continua evoluzione della situazione catalografica di alcune realtà bibliotecarie.
Infine, in ultima battuta, i componenti del "Gruppo cataloghi" hanno contattato personalmente i singoli responsabili del servizio ILL/DD cercando di capire le ragioni della mancata adesione, offrendo consulenza tecnica e stabilendo insieme al bibliotecario i passi da fare.
In qualche caso la biblioteca si è impegnata a mettersi in regola in tempi brevi (per lo più si tratta di biblioteche in procinto di aderire ad ACNP), in altri casi il gruppo ha fatto da tramite con i gestori dei cataloghi nazionali per risolvere alcuni problemi tecnici e in altri ancora si è concordato l'invio di una lettera ufficiale da parte del CBN per invitare l'aderente a far fede al regolamento.

Questa fase di coinvolgimento diretto delle biblioteche, che si è protratta fino ai primi mesi del 2009, non ha tardato a portare i suoi frutti, tanto che al giugno 2009 solo 32 biblioteche su 671 non erano ancora visibili sui cataloghi nazionali.
Da questo punto di vista è stata fondamentale la collaborazione con ACNP, che è diventato subito un partner naturale di NILDE, favorendone la diffusione sin dalla sua nascita. Questa attività di monitoraggio, che prosegue anche in vista di nuove adesioni, ci ha permesso di comprendere meglio quanto sia variegata la gamma delle biblioteche di Nilde.
In effetti NILDE è un caso unico nel panorama italiano: un network che, a differenza di altri che sono aggregazioni specifiche per "materia" o per "tipologia" o per "localizzazione", riunisce più di 700 biblioteche distribuite su tutto il territorio nazionale, che coprono tutte le discipline e tutte le più diverse tipologie: si va dalle piccole biblioteche con 1-2 addetti, alle biblioteche di Dipartimenti universitari, ai "sistemi", come Bibliosan ed i Sistemi Bibliotecari di Ateneo, alle biblioteche civiche. Pertanto il lavoro del nostro gruppo ha dovuto tener conto delle singole realtà e non si è limitato ad un mero richiamo al regolamento, ma è consistito nel mettersi nei panni dei singoli bibliotecari per assumere il loro punto di vista e poter proporre soluzioni adeguate ai singoli contesti senza perdere di vista la funzionalità del sistema NILDE e quindi la cooperazione aldilà della specializzazione.

Il gruppo cataloghi, inoltre, si attiva anche a seguito di segnalazioni di malfunzionamento che pervengono al CBN o alla lista Nilde-forni, soprattutto in merito alla visibilità dei cataloghi e al dialogo tra le biblioteche. La mancanza di tempestività nel comunicare l’impossibilità di evadere una richiesta o la scarsa chiarezza nell’indicare i rimborsi in caso di forte scompenso in qualche caso hanno determinato la necessità di intervenire direttamente presso le biblioteche con una lettera richiamandosi ai principi del Regolamento, a difesa del circolo virtuoso delle biblioteche Nilde di cui tutti andiamo orgogliosi! L’attività descritta finora ha riguardato la catalogazione del posseduto cartaceo, ma negli ultimi anni è emerso un altro problema: quello della catalogazione dei periodici elettronici.
Il passaggio dei periodici, da cartaceo ad on-line, ha infatti completamente stravolto il modo di intendere la catalogazione del posseduto.
Prima la stessa era gestita dalla singola biblioteca che acquistava il materiale secondo la sua specificità, inventariandolo, catalogandolo ed inserendone il posseduto secondo le condizioni per la consultazione dello stesso. Ora assistiamo allo sviluppo, da parte degli editori, di veri e propri aggregatori che organizzano periodici di più discipline; l’acquisizione non avviene più pensando al singolo periodico, ma ad interi pacchetti.
Questo cambiamento è avvenuto anche sul piano dei costi, divenendo non indifferente per le biblioteche, che hanno intrapreso azioni di acquisizione centralizzate negoziate tramite i consorzi.
La problematica dell’elettronico è la sua scarsa catalogazione, dato che chi lo acquista è un Ente e non le singole biblioteche; pertanto è difficile stabilire chi ha che cosa.

E’ importante che i consorzi contribuiscano in modo massiccio ad inserire i periodici nel catalogo nazionale ACNP. Sono loro i preposti per le contrattazioni ed hanno ben chiaro quali siano i soggetti beneficiari dei contratti; devono descrivere il tipo di accesso indicando quali siano gli Enti appartenenti al consorzio e per ogni Ente quali le biblioteche di appartenenza. Attualmente non tutti i consorzi lavorano nella stessa maniera accurata ed in futuro è auspicabile che questo possa cambiare, in modo da poter ulteriormente incrementare la prestazione del servizio.

Non tutti gli Enti sottoscrivono gli stessi pacchetti, pertanto è essenziale conoscere per ogni titolo acquistato dagli Editori (Springer, Elsevier, Blackwell, Wiley, Kluwer, Nature, ecc…):

• la durata dell’accordo,
• la fornitura dei servizi in modo dettagliato,
• le licenza d’uso per l’accesso al testo pieno,
• i termini per il rispetto della normativa sul copyright in relazione al servizio di DD.

Sono tutti elementi importanti per un corretto uso dell’elettronico anche se è impensabile che le singole biblioteche riescano a catalogare con le proprie forze tutta quella mole di dati, che peraltro sono già in possesso dei consorzi stessi.
Le biblioteche e gli SBA devono pertanto spingere i consorzi a cui afferiscono a completare l'inserimento sia dei titoli elettronici che delle biblioteche aderenti. Attualmente infatti molto del posseduto non è visibile con la conseguenza che le richieste sono indirizzate alle poche biblioteche che l’hanno catalogato.
Una possibile risorsa è l’adozione di strumenti come SFX che fornisce servizi di linking nell'ambiente dell'informazione accademica e di ricerca, offrendo alle istituzioni una soluzione per collegare le loro risorse elettroniche e per consentire ai loro utenti di navigare facilmente. Inoltre gli stessi editori offrono la possibilità ai loro clienti già in possesso di SFX dell'implementazione dei titoli sottoscritti e, poiché ACNP permette di inserire direttamente da SFX, la catalogazione del posseduto elettronico in questo caso si risolverebbe in modo semplice e veloce.

Nel caso degli SBA esiste un ulteriore ostacolo, che è quello che l'acquisizione delle riviste elettroniche avviene in modo centralizzato e occorre trovare il modo di distribuire i titoli nei cataloghi dei vari dipartimenti.
Facciamo un esempio concreto: questa rivista è catalogata in ACNP con posseduto cartaceo solamente del 2008, ma sappiamo che ne esiste una versione elettronica che in ACNP non compare. Se però andiamo a cercare nell'opac di Ateneo, troviamo la versione on-line dal 2007 e tuttora in corso localizzata in un "Archivio risorse elettroniche", non è quindi possibile richiedere un articolo in quanto manca qualsiasi indicazione di una eventuale biblioteca di riferimento.
In alcuni casi la ripartizione viene effettuata per area disciplinare: ogni biblioteca dipartimentale collega i soli titoli che possono interessare i propri utenti.

Sul fronte della gestione del DD una soluzione alternativa potrebbe essere che sia lo SBA a ricevere le richieste e distribuirle ai vari dipartimenti oppure che il DD relativo all’e-only sia gestito tramite un unico indirizzo e-mail che funge da punto di raccordo di una intera biblioteca virtuale elettronica di ente o di ateneo, come illustrerà Elisabetta Tamburini per la soluzione messa in campo all'Università la Sapienza.
Infine, e potrebbe essere il caso di molte biblioteche non universitarie, la singola biblioteca può collegare l'intero catalogo elettronico, senza limitarsi ad aree disciplinari specifiche. In questo caso però l'onere della catalogazione non è indifferente ed in genere si tratta di biblioteche con pochi addetti, per cui diventa fondamentale il lavoro svolto dai consorzi.
Si stanno affacciando inoltre nuove soluzioni per consentire all'utente un unico punto di accesso integrato per le collezioni fisiche e virtuali (open access o meno), come il recente Metacipe, che è un metacatalogo a livello di consorzio CIPE per tutte le risorse, che siano cataloghi o open archive istituzionali.

Il Portale MetaCipe offre agli utenti la ricerca simultanea sui cataloghi o sugli archivi istituzionali delle 11 Università aderenti al consorzio CIPE, la deduplicazione dei risultati e la possibilità di archiviare temporaneamente i risultati della ricerca e inviare per e-mail o salvare la propria bibliografia.
Da segnalare la disponibilità di una pagina dedicata al "Servizio di prestito CIPE" con link alle pagine dei vari atenei in cui viene dettagliata la modalità di erogazione dei servizi interbibliotecari borrowing e lending: http://metaricerca.cab.unipd.it:8332/V?func=file&file_name=ddl-cipe.

Sempre nell'ambito dell'editoria elettronica, parliamo ora della catalogazione dei periodici Open Access: per favorirne la visibilità il CBN aveva chiesto alle biblioteche di inserirli nel proprio catalogo, dando anche indicazioni tecniche per l'inserimento in ACNP. Nell’aprile del 2009 il Comitato delle Biblioteche Nilde, in accordo con il gestore di ACNP, ha inviato alle biblioteche aderenti al network un documento invitandole a partecipare all'inserimento dei periodici open access nel catalogo nazionale ACNP, con particolare attenzione per quelli pubblicati in ambito accademico italiano.
Il documento contiene alcune istruzioni tecniche di pronta utilità che vanno dalle modalità con cui è possibile chiedere l’assegnazione dell’ISSN alle indicazioni per inserire correttamente i dati catalografici di un titolo Open Access nel catalogo.
La presenza delle pubblicazioni OA è particolarmente importante, in quanto molti enti governativi, di ricerca ed università, sia in USA che in Europa, stanno spingendo i ricercatori a rendere disponibili i loro risultati a tutta la comunità scientifica.
Pubblicando e diffondendo i risultati su riviste OA quindi si creerebbe un circolo virtuoso a favore del libero accesso alla conoscenza, che potrebbe avere come ulteriore conseguenza positiva anche quella di calmierare il mercato degli abbonamenti.

Riassumendo, per quel che riguarda la catalogazione dei periodici elettronici, abbiamo evidenziato queste criticità, che occorrerà affrontare per migliorare se non risolvere la situazione attuale:

• Consorzi: Le biblioteche dovrebbero insistere affinché quelli che non hanno ancora provveduto completino l'inserimento dei periodici e delle biblioteche aderenti;
• Sistemi Bibliotecari di Ateneo: molti utilizzano SFX e in questo caso il problema non è tanto di inserimento del posseduto, che può avvenire automaticamente, quanto di distribuzione del servizio di DD tra i vari Dipartimenti;
• Altri Sistemi, come Bibliosan o SBBL: in questi casi gli abbonamenti sono pagati direttamente dal sistema, che dà accesso solo ai suoi aderenti e quindi non è ancora chiaro se questi ultimi possono catalogare ed effettuare DD individualmente.
• Piccole biblioteche: se i consorzi a cui aderiscono non inseriscono il posseduto, la catalogazione è estremamente difficoltosa anche se non impossibile.

Conclusioni
In conclusione, mentre la catalogazione del cartaceo negli OPAC nazionali è ormai pressoché completa in tutto il network, c'è ancora molto a fare nel campo della catalogazione dell'elettronico.
Qui abbiamo cercato di illustrare lo stato dell'arte e proporre alcune soluzioni e, anche se naturalmente ogni biblioteca o sistema bibliotecario dovrà decidere autonomamente come agire, invitiamo tutti a rendere visibili nel modo più completo possibile i contenuti elettronici per favorire gli scambi tra biblioteche e di conseguenza agevolare gli utenti, fine ultimo del nostro lavoro.

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Serie di slides su: "Cataloghi: la sfida della concretezza", presentate da Rosella Magno al Convegno NILDE (Perugia 2010)

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