Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche
Webzine Sanità Pubblica Veterinaria: Numero 62, Ottobre 2010 [http://www.spvet.it/] ISSN 1592-1581
Documento reperibile all'indirizzo: http://spvet.it/indice-spv.html#490
Esperienze in NILDE. Di chi è un periodico online? L'esperienza di document delivery centralizzato delle biblioteche della Sapienza - NILDE experiences. Whose an online magazine is? The experience of centralized document delivery of "La Sapienza" libraries
Atti del Convegno NILDE RELOADED: Perugia, 20-21 Maggio 2010
Elisabetta Tamburini
Biblioteca del Dipartimento di Meccanica e Aeronautica Università di Roma - La Sapienza
Abstract. The paper describes a project aimed at coordinating the libraries pool of the University of Rome "La Sapienza". The activity was encouraged in order to respond to the rapid management change of information resources, particularly in relation to the spread of electronic journals and new requirements for updating and cataloging of research libraries. For these reasons, the working group's objective is to give visibility to the University online resources.
The centralized management of document delivery has resulted in a remarkable uniformity and continuity of library service, even in the absence of a "real" Library System and a common regulation between the various structures involved.
The evolution of the project includes in-depth study of data collection and analysis of electronic journals. This effort can bring about a new approach to make more effective and efficient purchasing policy of the University, the Inter-university Database and publishing network Committee and other inter-university consortia.
Riassunto. La comunicazione descrive il progetto finalizzato al coordinamento delle biblioteche dell'Università di Roma, La Sapienza.
L'attività è stata promossa ed incoraggiata per far fronte al rapido cambiamento nella gestione delle risorse informative, particolarmente in relazione al diffondersi dei periodici elettronici ed alle nuove esigenze di aggiornamento e catalogazione delle biblioteche scientifiche.
Per questi motivi il gruppo di lavoro si prefigge l'obiettivo di dare visibilità alle risorse on line dell'Ateneo.
La gestione centralizzata del delivery ha consentito una notevole uniformità e continuità del servizio (anche in assenza di un Sistema Bibliotecario e di un regolamento comune tra le molteplici strutture coinvolte).
L'evoluzione del progetto prevede lo studio approfondito dei dati e l'analisi delle collezioni dei periodici elettronici in grado di far nascere un nuovo approccio per rendere più incisiva e razionale la politica degli acquisti dell'Ateneo, del Comitato interuniversitario base dati ed editoria in rete e di altri consorzi interuniversitari.
Introduzione
Nel 2005 per rispondere all'esigenza di decongestionamento il nostro Ateneo si articola in 5 "Atenei Federati" e tra questi nasce l'Ateneo della Scienza e della Tecnologia (AST), che nel 2008 istituisce una Commissione Biblioteche al fine di coordinare, uniformare e valorizzare i servizi delle sue biblioteche e per colmare l'assenza di un Sistema Bibliotecario della Sapienza.
I membri della Commissione sono: Piero Negrini, Laura Barattucci, Gaetano Colli, Maria Luisa Libutti, Adriana Magarotto, Susanna Rospo, Lucilla Vespucci.
Il personale bibliotecario dell'AST viene coinvolto dalla Commissione in diversi gruppi di lavoro tra cui quello per la catalogazione dei periodici on-line formato da Tiziana Babusci, Daniele Coltellacci, Antonella Capogrossi, Valentina Chiarappa, Simona Palanga, Floriana Trollini, Chiara Tullio, Giuseppe Ugolini, coordinati da Paola Iurlaro.
I periodici elettronici hanno aperto un nuovo scenario che stravolge le tradizionali operazioni gestionali, dai meccanismi di selezione a quelli di acquisizione fino a modificare le procedure di catalogazione e di integrazione con altri strumenti gestionali e con altre risorse informative(1).
Con il diffondersi, inoltre, della tendenza, a livello di Ateneo e di CIBER (Comitato interuniversitario Base dati ed editoria in rete), a stipulare contratti con gli editori che prevedono solo l'accesso ai periodici elettronici, le singole strutture hanno dismesso il cartaceo e hanno chiuso (o dovrebbero chiudere), nel proprio account ACNP, il relativo posseduto; l'attività di catalogazione centralizzata assume ancora più rilevanza dando accesso anche alle ultime annate di quelle riviste che hanno sempre formato la collezione storica delle biblioteche della Sapienza.
E' in virtù di questi cambiamenti che il gruppo di lavoro si prefigge l'obiettivo di dare visibilità ai periodici elettronici, accessibili dagli indirizzi IP dell'Ateneo, sull'OPAC nazionale ACNP, fino allora presenti esclusivamente sulla pagina della Biblioteca Digitale della Sapienza (BIDS).
Il gruppo ha preso la decisione di catalogare nuovamente gli on-line nonostante molti dei titoli fossero già presenti come posseduto del CIBER in ragione principalmente di due motivi:
(1) si voleva dare notizia anche di tutti quegli abbonamenti che l'Ateneo, più dipartimenti insieme o singole strutture avevano acquistato al di fuori del CIBER;
(2) purtroppo gli aggiornamenti delle notizie del CIBER non sono facili né tempestivi.
Di conseguenza è stato chiesto ai gestori del catalogo di aprire un nuovo account per le biblioteche della Sapienza, al quale è stato dato il nome di UNIRMS. La soluzione tecnica adottata è la stessa prevista per catalogare i periodici on-line dei consorzi o dei sistemi bibliotecari.
Un esempio:
Figura 1. Nuovo account per le biblioteche della Sapienza
Al 30 Aprile 2010 sono stati inseriti nell'OPAC ACNP 4506 titoli, grazie al tenace lavoro del Gruppo, il quale opera un costante controllo dei titoli e dei relativi link e provvede ad immettere i nuovi e-journals.
Il Progetto Pilota di Document Delivery Centralizzato
Una volta consolidata l'attività di catalogazione la coordinatrice del Gruppo ha presentato i risultati a tutti i bibliotecari dell'AST. Dopo aver analizzato con interesse la relazione è nata in me l'dea di creare un servizio di document delivery centralizzato (DD) dall'account UNIRMS.
La mia proposta è stata raccolta entusiasticamente dalla coordinatrice e da Daniele Coltellacci, insieme ai quali abbiamo definito un Progetto Pilota, che sarebbe dovuto durare sei mesi, ma che, grazie al suo successo, ci vede ancora impegnati dopo un anno e mezzo. Lo spirito che ci ha animato è stato ed è quello di fornire un servizio innovativo, spinti dalla ferma convinzione che la circolazione dei documenti costituisca un elemento necessario allo sviluppo della ricerca scientifica(2).
Con una richiesta formale abbiamo investito i gestori di ACNP dell'esigenza di aggiungere all'account UNIRMS le modalità di evasione dei documenti.
A questo punto, però, è apparsa una difficoltà: non è prevista, per ragioni tecniche, la possibilità di inserire le modalità per il DD nell'account realizzato per i consorzi. Per visualizzare le biblioteche a cui chiedere un articolo bisognerebbe cliccare sul link del nome del consorzio o sistema bibliotecario(CIBER, CIPE, UNIBO) o su e scegliere una struttura a cui destinare la richiesta, dando vita, così, ad una procedura complessa e poco trasparente. L'utente, anche se pur sempre un bibliotecario (nella migliore delle ipotesi!) si troverebbe un lungo elenco di strutture e dovrebbe decidere, senza strumenti di guida, su quale biblioteca far ricadere la sua scelta.
Inoltre, avendo noi avviato questo Progetto allo scopo di attivare un servizio centralizzato, tale soluzione non era per nulla adeguata.
Quasi inevitabile, di conseguenza, adottare la soluzione di trasformare l'account di consorzio in un account di biblioteca virtuale.
Grazie alla disponibilità del Presidente dell'Ateneo Federato che ha inviato una richiesta formale assumendosi la responsabilità e del dott. Verniti del CIB di Bologna, è stato possibile realizzare il nostro proponimento.
Attualmente il nostro account si presenta nel seguente modo:
Figura 2. Account attuale
Si può notare accanto all'indirizzo, l'icona con la freccia che rimanda alla pagina di informazioni sulla fornitura dei documenti.
Il passo successivo è stato quello di coinvolgere lo staff di Nilde il quale ha provveduto ad aprirci un nuovo account con il codice di UNIRMS (facendo anche un'eccezione rispetto ai normali codici con cinque caratteri!).
La pagina relativa ai servizi appare quindi:
Figura 3. Account UNIRMS in NILDE
Inizialmente solo gli ideatori del progetto si sono resi disponibili per l'evasione delle richieste e la registrazione dei dati (titolo del periodico, anno, editore, struttura richiedente, tipo di evasione), ma in seguito il servizio ha attirato altro personale.
A nostro avviso, proprio sulla base dell'esperienza da noi fatta attraverso questo progetto pilota di document delivery centralizzato, la soluzione adottata è ottimale per soddisfare le richieste delle biblioteche richiedenti in quanto collega il posseduto elettronico, come abbiamo visto, ad un unico interlocutore in grado di evadere le richieste di DD.
La gestione centralizzata della fornitura degli articoli ha inoltre come vantaggio l'uniformità e la continuità del servizio in assenza soprattutto di un Sistema Bibliotecario e di un regolamento comune tra le strutture del nostro Ateneo.
Il servizio centralizzato di catalogazione consente di dar visibilità alle risorse; collegando a questo servizio quello per il DD centralizzato è costantemente attivo un controllo della stabilità degli accessi e delle consistenze dei periodici in ACNP. E' più raggiungibile quindi l'obiettivo, attraverso un compito condiviso e partecipato, della manutenzione e della pulizia del catalogo e della lista alfabetica curata da BIDS.
Le barriere del possesso
Il titolo scelto per questo contributo vuole mettere in luce il nodo principale da sciogliere nella gestione dei periodici elettronici dal loro trattamento catalografico alla ricaduta sui servizi bibliotecari.
Osservando l'esito del progetto in termini di funzionamento delle strutture della Sapienza, che come abbiamo detto è priva di un sistema centralizzato e quindi vede il suo patrimonio diviso tra le diverse biblioteche dipartimentali e di facoltà, l'esperienza di cooperazione ci ha dato l'opportunità di superare le barriere del "possesso" (un concetto che con il diffondersi dell'e-only ha oramai molto poco significato) e dell'appartenenza ad una specifica area disciplinare; e quindi ha permesso di offrire un servizio innovativo, ma anche efficiente. Infatti in assenza di un regolamento sul prestito interbibliotecario di Ateneo, che in qualsiasi modo disciplini il document delivery delle riviste on-line, sarebbe potuto succedere che una singola struttura non si sentisse incaricata di evadere una richiesta di un periodico di cui non avesse mai posseduto la versione cartacea o che non fosse inerente alla propria disciplina.
Abbiamo superato il "possesso" non senza ostacoli: nella fase iniziale la maggiore difficoltà incontrata è stata quella di far fronte alle resistenze dei bibliotecari che si sono sentiti depauperati dei servizi annessi alla loro "collezione privata". Questo sentimento è rafforzato anche dal criterio di ripartizione delle spese dell'elettronico adottato dalla nostra Amministrazione fino al 2009: tale suddivisione è calcolata infatti in base alla spesa del posseduto cartaceo storico delle singole strutture.
Analisi dei dati
L'attività di fornitura dei documenti è iniziata il 1 marzo del 2009 e al 28 febbraio 2010 (escludendo la pausa estiva) e le richieste pervenute sono state 1537(3). Il servizio inizialmente, come abbiamo detto, ha visto coinvolti tre bibliotecari ai quali se ne è aggiunto un altro nel corso dell'anno. E' stato articolato in turni di una settimana ciascuno a rotazione per la evasione della domanda. Una sola persona invece ha avuto il compito di compilare un foglio excel dove archiviare le richieste.
I campi individuati per la registrazione dei dati sono:
- Rivista Anno
- Titolo Articolo (eliminato in un secondo momento perché ritenuto non pertinente)
- Tipo evasione
- Data (giorno -mese-anno)
- Editore
- Biblioteca richiedente
- Ente di appartenenza (utilizzato solo per le Università)
- Tipologia di Ente
A
- rea disciplinare della rivista.
Illustreremo di seguito i dati estratti dal foglio di lavoro.
Su 1537 richieste, 822 sono pervenute da Università italiane, 161 da Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico, 108 da Organismi Internazionali (di cui la maggior parte dalla Fao), 71 Cnr, 44 dagli Istituti Zooprofilattici, 41 dalle Aziende Sanitarie, 34 da Aziende private, 26 da Ospedali, 18 da Atenei stranieri e 133 da Altri Enti.
A questi numeri vanno aggiunte 181 richieste inevase.
Per il 70% tali richieste sono causate da sviste delle strutture richiedenti: si riferiscono o a titoli o ad annate non possedute. Abbiamo riscontrato il ripetersi frequente di un errore che riguarda l'anno dell'articolo: viene segnalata la data di digitalizzazione (spesso posteriore all'anno 2000) e non quella di pubblicazione che risulta precedente e non compresa quindi tra le annate di cui abbiamo l'accesso.
Per il 30 % le inevase dipendono da imprecisioni nel nostro catalogo (che vengono contestualmente corrette), per la maggior parte causate dall'embargo che l'editore Wiley ha imposto, solo su alcuni titoli della sua collezione, sull'ultimo anno delle riviste.
Di seguito un grafico che presenta i dati prima descritti.
Figura 4. Percentuale di richieste per Ente
L'analisi delle aree tematiche vede come prima disciplina rappresentata quella delle scienze seguita dall'area biomedica, la psicologia, l'ingegneria, le scienze economiche-giudiche-sociali, le scienze umanistiche e l'informatica.
L'elaborazione dei dati produce il grafico che segue:
Figura 5. Aree disciplinari rappresentate
Abbiamo ritenuto opportuno quindi combinare i dati per estrarre i numeri riguardanti gli editori. Li presentiamo di seguito graficamente anticipando che più della metà degli articoli sono pubblicati dai tre maggiori editori di letteratura scientifica (in ordine Wiley, Springer ed Elsevier).
Figura 6. Numero di articoli pubblicati per editore
Attraverso i nostri dati è possibile dare origine a nuove relazioni, in particolare mi riferisco a quella enti-editori, che potrebbero essere uno spunto di riflessione per l'analisi delle collezioni dei periodici elettronici presenti in Italia e per avviare nuove modalità di contrattazione con gli editori.
Conclusioni
Il nostro progetto ha come si è detto coinvolto nuovi bibliotecari che si sono resi disponibili ad evadere le richieste che riceviamo. Siamo desiderosi di ampliare il nostro gruppo, anche per equilibrare meglio i carichi di lavoro, e siamo certi di voler continuare anche se non nascondiamo di incontrare qualche difficoltà per il vuoto istituzionale che caratterizza questo progetto.
Un'esperienza agevolata paradossalmente, soprattutto nella fase iniziale, dall'assenza di un sistema bibliotecario perché basata esclusivamente sulla disponibilità dei singoli (bibliotecari, direttori di dipartimento, presidente dell'ateneo federato) e sulla volontà di realizzare un servizio efficiente; caratterizzata sicuramente da una maggiore agilità nelle procedure, per crescere e migliorare necessita di un riconoscimento ufficiale, una certificazione e un'organizzazione a livello di Ateneo, che possa servire sia a rendere più autorevole l'iniziativa, sia a valorizzare i contributi dei singoli operatori, coinvolti non solo negli aspetti operativi ma anche in quelli decisionali del progetto.
Difatti l'evoluzione di progetto potrebbe vedere lo studio approfondito dei dati (come anticipato) e il loro impatto sulle collezioni dei periodici elettronici confrontandoli anche con le statistiche d'uso; potrebbe far nascere una nuova discussione sulla politica degli acquisti del nostro Ateneo ma anche del consorzio CIBER e perché no degli altri consorzi interuniversitari.
Note
(1) Luca Bardi, Anna Ortigari e Maurizio Vedaldi, I sistemi bibliotecari di fronte ai periodici elettronici: problematiche gestionali e scenari organizzativi, Bibliotime, anno III, numero 1 (marzo 2000)
(2) Samantha J. Gust, Why We Love Working in Interlibrary Loan, Document Delivery, and Electronic Reserve, Journal of Interlibrary Loan,Document Delivery & Electronic Reserve, Volume 19, Issue 4 October 2009, pages 267 - 279
(3) Le modalità di invio degli articoli prevedono naturalmente il rispetto delle clausole contrattuali in merito al copyright.
L'articolo è stato realizzato con la collaborazione del Gruppo di Lavoro per la Catalogazione dei Periodici On-Line
