Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche
Webzine Sanità Pubblica Veterinaria: Numero 62, Ottobre 2010 [http://www.spvet.it/] ISSN 1592-1581
Documento reperibile all'indirizzo: http://spvet.it/indice-spv.html#492
Comitato Biblioteche Nilde (CBN): consuntivo 2007/2009 - Libraries Committee Nilde (CBN): final balance 2007/2009
Atti del Convegno NILDE RELOADED: Perugia, 20-21 Maggio 2010
Francesca Brunetti
Biblioteca Istituto Nazionale di Astrofisica. Osservatorio Astrofisico di Arceteri (FI)
Abstract. The work outline the 2007-2009 Nilde Libraries Committee's (NLC) consumptive.
The Nilde Libraries Committee worked to improve the service in terms of effectiveness and efficiency, expanding the network of participating libraries, thereby increasing exchanges and cooperation between structures.
The actions undertaken have included the formation of participatory working groups whose communication has been entrusted mainly to the Net (Web.2.0: Skype conference, Wiki, mailing lists).
The actions undertaken in the 2007 - 2009 period have resulted not only in improving the efficiency of the service but also increased visibility of the activities through the creation and consolidation of a partnership system.
The NLC has been able to promote the experience of NILDE within the "Rethinking Resource Sharing" Initiative and participating in the RRS European Forum held in Hannover in 2009.
At the same time he worked to make known RRS in Italy, translating his Manifesto.
Riassunto. Il lavoro traccia un consuntivo dell'attività del Comitato Biblioteche Nilde (CBN) nel triennio 2007 - 2009. Il CBN ha operato per migliorare il servizio in termini di efficacia ed efficienza, ampliando la rete di biblioteche partecipanti, aumentando in tal modo gli scambi e la collaborazione fra strutture. Le azioni messe in campo hanno compreso la formazione di gruppi di lavoro partecipativi la cui comunicazione è stata affidata prevalentemente alla Rete (Web.2.0: Skype conference, Wiki, liste di discussione). Le azioni intraprese nel triennio 2007/2009 hanno avuto come fine non solo il miglioramento dell'efficienza del servizio ma anche di conseguire una maggiore visibilità delle attività attraverso la creazione e il consolidamento di un sistema di partnership. Il CBN è stato in condizioni di promuovere l'esperienza di NILDE all'interno del Rethinking Resource Sharing Initiative e partecipando al Forum europeo di RRS tenutosi ad Hannover nel 2009. Al contempo si è adoperato per far conoscere in Italia l'iniziativa RRS traducendo il suo Manifesto.
Introduzione
Prima di entrare nel merito dell'attività intrapresa dal CBN nel suo primo triennio di gestione, ci preme sottolineare la peculiarità principale di Nilde che è sia un software per il Document Delivery che un network di biblioteche unite da un'idea innovativa del servizio all'utenza.
La modalità gestionale di NILDE infatti è stata determinante nel far sì che esso si sia trasformato anche in una rete, in una comunità di strutture che condividono pratiche lavorative, strumenti, risorse per il miglioramento dei servizi di Document Delivery.
Come è noto NILDE è stato gestito nella fase sperimentale dalla biblioteca del CNR di Bologna con un supporto finanziario del maggior ente italiano della ricerca scientifica. Terminata questa fase, il servizio si è dotato di un nuovo modello gestionale reticolare, orizzontale, improntato sulla cooperazione. Le biblioteche che vogliono far parte di Nilde pagano una quota associativa che copre il costo di manutenzione e sviluppo del servizio(1) e possono al tempo stesso partecipare alla gestione.
Dal 2006 infatti il funzionamento di NILDE è affidato ai seguenti organi:
- Il Gestore, lo staff Biblioteca d'Area del CNR di Bologna, che ha ideato e sviluppato il software NILDE, provvede alla sua manutenzione, alla gestione amministrativa e al supporto tecnico.
- L'Assemblea dei Sottoscrittori Nilde (ASN), composta da un rappresentante di ogni biblioteca del network, che elegge il CBN.
- Il Comitato delle Biblioteche Nilde (CBN), eletto da ASN, portavoce delle biblioteche, ne rappresenta gli interessi e affianca il Gestore nella soluzione dei problemi e nel potenziamento del network(2).
E' soprattutto nel rapporto tra gestore e CBN che si attua la governance del servizio.
Il gestore viene costantemente affiancato dal gruppo di bibliotecari eletti dall'assemblea, il CBN, che ha come missione quella di far funzionare al meglio il servizio.
Compito del CBN è quindi lavorare per migliorare il servizio in termini di efficacia ed efficienza, di ampliare la rete di biblioteche partecipanti, aumentando in tal modo gli scambi e la reciprocità, di dare forza a NILDE in un contesto di alleanze strategiche con gli attori della comunicazione scientifica: editori, biblioteche e consorzi di biblioteche, gestori di Opac e Meta Opac.
Le azioni messe in campo dal CBN e dal gestore sono adottate attraverso modalità lavorative innovative che prevedono la formazione di gruppi aperti, comunicanti, orizzontali, non verticistici, inseriti in un sistema comunicativo duttile, flessibile, pratico, affidato prevalentemente alla rete (Web.2.0: Skype conference, wiki, liste e sottoliste di discussione).
Un network al servizio del network quindi, che trova nella partecipazione e nella condivisione di pratiche lavorative e di obiettivi strategici cooperativi un solido elemento di coesione nonché un innegabile punto di forza.
Analizzare le azioni messe in campo dal CBN diventa essenziale per comprendere la governance e l'evoluzione di NILDE.
Come abbiamo scritto, compito del CBN è garantire il buon funzionamento di NILDE, essere il propulsore della sua crescita.
Le azioni intraprese nel triennio 2007/2009 hanno avuto come fine:
- il miglioramento del servizio, sia in termini di efficienza che in termini di efficacia
- la promozione del servizio in direzione di una maggiore visibilità al progetto
- il rafforzamento del servizio attraverso la creazione e il consolidamento di un sistema di alleanze e di partnership.
1. Miglioramento del servizio
Una parte consistente del lavoro sul miglioramento del servizio ha riguardato la creazione di tools per i bibliotecari. Con tali finalità sono nati ask- cbn@area.bo.cnr.it, il canale di comunicazione diretto tra il cbn e le biblioteche del network, le F.A.Q pubblicate sulla pagina web di Nilde e la stesura di Best practices per il funzionamento del network.
Queste ultime sono nate da una discussione promossa dal CBN con gli associati al network, riprendono le Guidelines for Best practices for Inter Library Loan and Document Delivery prodotte dall'IFLA nel 2006 e si propongono quale strumento pratico per un migliore uso della rete.
Due sono stati i motivi che hanno indotto il CBN ad elaborare le Best practices:
- la mobilità degli addetti al servizi di ILL. Si è pensato di dotare di una sorta di vademecum per gli addetti al servizio che consentisse loro di lavorare al meglio
- fornire uno strumento pratico per abbattere il tasso di insuccesso (13%) sul totale delle richieste.
Ad un anno dal rilascio delle BP, il tasso di insuccesso è sceso di un punto. E' ancora presto per capire quanto questo strumento abbia influito sul primo segnale positivo, probabilmente questo primo parziale risultato è il frutto della combinazione di BP e di maggiori occasioni di formazione per gli addetti ai servizi, queste ultime promosse dal gestore.
Sulla stessa lunghezza d'onda delle Best Practices si collocano le Linee guida per la richiesta di contributi da monografie, che perseguono scopi identici nell'ambito delle monografie.
Un altro versante di lavoro teso a migliorare Nilde in termini di efficacia e di efficienza è stato quello sui cataloghi: un gruppo di lavoro si è occupato di monitorare e verificare costantemente e capillarmente l'adesione ai cataloghi nazionali delle biblioteche partecipanti a NILDE.
Tale azione ha portato gran parte delle biblioteche, oltre il 90%, ad adeguare il proprio catalogo agli standard di qualità prefissati dal servizio e dal regolamento. Lo stesso gruppo, a partire dal 2009, ha operato di concerto con ACNP per l'inserimento delle riviste Open Access nei cataloghi dei periodici: un sostegno concreto alla diffusione e promozione dell'Open Access.
Vi è stato poi un attento e costante lavoro di monitoraggio di NILDE: per la prima volta sono stati analizzati dati del network ( distribuzione geografica delle biblioteche aderenti, loro tipologia, scambi, testate più scambiate) al fine di definire nuove strategie di lavoro, infine un'apposita commissione a partire dal 2008 ha testato versione nuova del software, NILDE 4, che entro breve entrerà in funzione.
2. Promozione del servizio
Una parte considerevole dell'attività del CBN si è concentrata sulla promozione del servizio. Il lavoro ha seguito una pluralità di strade indirizzate verso un unico obiettivo: quello di dare visibilità a NILDE, di farlo conoscere quale via italiana autorevole ad un ILL sicuro.
In questo contesto si inseriscono la produzione di materiali informativi, la partecipazione a congressi, giornate di studio su tematiche connesse all'ILL e soprattutto l'organizzazione dei convegni NILDE: dal "V Convegno Internet e cooperazione interbibliotecaria: Tools best practices and copyright", tenutosi a Bolzano nel 2008, sino a quello odierno di Perugia.
Appuntamenti biennali di NILDE, i convegni rivestono un'importanza strategica rilevante per la promozione del servizio. Sono di fatto la sede in cui vengono discusse tendenze, criticità, potenzialità del servizio, vengono presentate le esperienze più significative degli utenti e dei partner NILDE, ed enunciati gli sviluppi futuri.
Il CBN ha "diffuso" inoltre l'esperienza Nilde in contesti internazionali quali le Interlending Document Supply di IFLA di Singapore nel 2007 e di Hannover nel 2009.
Sempre nell'ambito della promozione, si segnalano infine le numerose iniziative formative quali i corsi teorico-pratici sull'uso del software e il workshop tecnico dedicato all'integrazione con altri sistemi.
3. Rafforzamento del servizio
Il CBN ha lavorato per il rafforzamento del progetto inserendo NILDE in un sistema di alleanze e di partnership con gli altri attori della comunicazione scientifica.
Di seguito si segnalano le esperienze di maggiore rilevanza nel nostro paese:
- al fine di dare visibilità alle biblioteche inserite nel MAI, è stato creato il metaopac MAI-Nilde, realizzato in collaborazione con il Cilea e con la redazione del MAI. Allo stato attuale vede 45 biblioteche connesse(3).
- Fondamentale è stata la collaborazione con ACNP. L'inserimento della richiesta in NILDE integrata alla fase di interrogazione in ACNP consente di utilizzare una maschera di interrogazione ACNP-NILDE limitata alle biblioteche aderenti al network(4): è dimostrato che il 98% delle transazioni NILDE è originata da una ricerca su ACNP.
- Nilde è stato scelto quale servizio test di riferimento all'interno del progetto pilota GARR IDEM(5) per la creazione di una gestione federata delle idenitità (AAI) tramitelo standard SAML/Shibboleth.
- E' in fase di avvio una collaborazione con i consorzi CILEA, CASPUR; CIPE e con CARE per la negoziazione delle clausole inerenti al Document Delivery nei contratti nazionali con gli editori.
Il CBN infine ha promosso l'esperienza di NILDE all'interno del Rethinking Resource Sharing Initiative, iniziativa per la condivisione delle risorse, partecipando al Forum europeo di RRS tenutosi ad Hannover nell'ottobre del 2009. Al contempo il CBN si è adoperato per far conoscere in Italia RRS traducendo il Manifesto.
Queste in sintesi le azioni messe in campo nel triennio 2007/2009 che il CBN, in scadenza, lascia al prossimo Comitato.
Note
(1) Cfr.: http://nilde.bo.cnr.it/contratto/2009/cond_economiche2009.html
(2) Sulla composizione del CBN si veda: http://nilde.bo.cnr.it/index.php?st=11
(3) http://azalai.cilea.it/nilde/
(4) http://acnpweb.cib.unibo.it/cgi-ser/start/it/cnr/fp.html?libr_name=Acnp+-+Nilde&libr_th=nilde
(5) http://www.idem.garr.it
Serie di slides su: "Comitato Biblioteche Nilde (CBN): consuntivo 2007/2009 - Libraries Committee Nilde (CBN): final balance 2007/2009", presentate da Francesa Brunetti al Convegno NILDE (Perugia 2010)
