Webzine Sanità Pubblica Veterinaria®

Numero 16 - ottobre 2002
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Congresso Nazionale: Informazione Scientifica - come trovarla, dove aggiornarsi. Un approccio pratico [18-19 luglio 2002, Aula Magna Facoltà di Agraria - Università degli Studi di Perugia]

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Nadia Gaggioli

Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche

Organizzazione per la realizzazione di attività congressuali nell'ambito degli Istituti Zooprofilattici Sperimentali



L'attività di segreteria finalizzata alla realizzazione di congressi come quello sull'informazione scientifica conclusosi il 19 Luglio scorso ha messo in rilievo come questa importante funzione, trasferita nell'ambito istituzionale degli Enti della Sanità Pubblica Veterinaria, possa costituire un momento di verifica della struttura e di crescita culturale per gli addetti al servizio di biblioteca.

Ogni congresso si caratterizza in modo diverso essendo fortemente variabili le professionalità coinvolte a seconda del contesto scientifico dell'iniziativa.
La nostra esperienza in questo settore ci ha portato a fissare alcuni punti salienti, riassunti nella tabella seguente, che hanno caratterizzato il lavoro svolto, consentendoci di individuare le principali problematiche collegate alla realizzazione di tali manifestazioni.
Nella fase precedente al Congresso dovrà essere elaborata la strategia operativa ed individuati accuratamente gli obiettivi, comprendendo nell'ordine:
  1. individuazione della tematica congressuale strategica per l'attività del Servizio di Biblioteca e del gruppo dei relatori più adatti ad essa,
  2. richiesta informale di partecipazione ai relatori individuati,
  3. piano generale dei costi elaborato in stretto collegamento con gli Ufficio Amministrativi,
  4. reperimento degli sponsor e definizione del loro ruolo nell'ambito della manifestazione (promozione di prodotti e software editoriali e/o interventi scientifici),
  5. definizione del programma finale, compresa la individuazione di strutture alberghiere locali per ospitare i relatori ed i partecipanti,
  6. avvio procedure di accreditamento ECM (da effettuarsi almeno tre mesi prima della diffusione del materiale pubblicitario),
  7. richiesta di patrocinio alle Istituzioni Locali e Centrali da effettuarsi almeno due mesi prima della stampa del materiale documentale
  8. individuazione della sede congressuale più idonea, in funzione del numero presumibile dei partecipanti,
  9. realizzazione di materiale documentale a stampa (poster, pieghevoli) da effettuarsi almeno due mesi prima della scadenza dell'iscrizione,
  10. azioni finalizzate alla pubblicizzazione dell'iniziativa (stampa, Web, mailing), che si protrarranno fino alla scadenza del termine di iscrizione,
  11. organizzazione dell'attività di segreteria congressuale, dalla pubblicizzazione dell'evento fino alla sua conclusione.
Nell'effettuare queste attività appare evidente che particolari aspetti organizzativi assumono una rilevante importanza per la riuscita dell'evento.
Nel caso in questione abbiamo individuato:
il controllo dei tempi di realizzazione, la distribuzione dei compiti per ogni unità coinvolta nello staff di segreteria, la pianificazione del supporto amministrativo, il reperimento dei fondi e alcuni aspetti accessori.

Tempi di realizzazione
Una attività di segreteria congressuale, inserita in una struttura di modeste dimensioni (tre unità operative), deve tener conto dello svolgersi di attività parallele che istituzionalmente debbono essere assicurate (sopportando anche l'impatto di attività impreviste che spesso, nella biblioteca di un Ente dove si fa ricerca scientifica, richiedono l'assorbimento urgente di personale).

Ciò comporta una programmazione effettuata in anticipo di almeno otto mesi/uomo sulla data di edizione dell'iniziativa. Occorre infatti tenere nella giusta considerazione anche i tempi di reattività di sponsor e relatori, oltre che dei partecipanti all'iniziativa, tempi che possono essere piuttosto "elastici", con una variabilità che nel nostro caso è stata compresa tra i 15 giorni ed un mese e mezzo.

Distribuzione dei compiti
Ogni operatore coinvolto deve poter svolgere autonomamente, all'interno della propria attività lavorativa, le funzioni richieste, con i tempi e modi di esecuzione più opportuni.
A tal riguardo è consigliabile organizzare un momento di verifica dello staff a cadenza settimanale al fine di discutere e monitorare l'andamento dei lavori.
Tutto ciò al fine di evitare dispersioni di tempo, errori o dimenticanze soprattutto per ciò che riguarda le attività collaterali.

Problematiche relative al supporto amministrativo
Il lavoro di segreteria presuppone una consistente attività di carattere amministrativo per la gestione del budget a disposizione, la richiesta di preventivi a ditte per la fornitura di materiale congressuale (stampa inviti, materiale di cancelleria, spese di ospitalità per i relatori, pasti ed altro), tutte attività non di routine per il personale di biblioteca e che presuppongono un supporto attivo degli uffici amministrativi, supporto che deve essere opportunamente sollecitato e programmato.
La non ordinarietà di questa situazione può far emergere, soprattutto in relazione alle procedure di carattere amministrativo, la necessità di stabilire procedure di coordinamento per rendere più efficace e veloce il lavoro organizzativo.

Reperimento fondi
L'attività di reperimento fondi va pianificata con un discreto anticipo (sei - sette mesi prima dell'evento) affinché le ditte possano valutare l'importanza della manifestazione, il target di partecipazione, decidere se essere presenti e in che misura quantificare il proprio contributo.
Occorre dire che le ditte fanno in genere una programmazione annuale per le sponsorizzazioni. Pertanto, eventi che si inseriscono tardivamente, potrebbero essere presi in considerazione con maggiore difficoltà.

Aspetti accessori
Bisogna ricordare che le attività congressuali oggi fanno parte di una offerta culturale altamente diversificata. I singoli eventi competono fra loro non solo per quanto concerne gli aspetti scientifici e informativi, ma anche per altre caratteristiche, considerate come "accessorie" ma valutate attentamente dai congressisti.
Queste, da sole, non sono in grado di determinare una partecipazione ma contribuiscono in modo significativo a creare il consenso (e quindi l'adesione) all'iniziativa.

Gli aspetti principali su cui è possibile far leva per determinare una maggiore partecipazione possono essere:
Questi aspetti non debbono sembrare frivoli o irrilevanti.
Con il diffondersi delle iniziative di formazione, promosse nell'ambito del programma nazionale per la formazione continua degli operatori della Sanità (ECM - Educazione Continua in Medicina), relativo anche alle attività congressuali, è chiaro che diventerà sempre più importante per gli Istituti providers proporre eventi accuratamente progettati sul piano dei contenuti scientifici oltre che forniti di motivi di richiamo.
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